Sistema de Control de Acceso

1. Responsable del tratamiento

La Universidad Politécnica Salesiana (UPS), con domicilio legal en la calle Turuhuayco 3-69 y Calle Vieja, Cuenca, Ecuador; teléfono (07) 4135250; y correo electrónico usodedatos@ups.edu.ec, es responsable del tratamiento de los datos personales incorporados en el Sistema de Control de Acceso del Campus Cuenca.

El tratamiento se aplica a los controles de acceso instalados en:

• Clínica Odontológica;
• Sala de Apoyo a la Lactancia Materna;
• Laboratorio de Psicología;
• Fundación PACES; y
• FEUPS.

2. Finalidades del tratamiento

La UPS tratará los datos personales con las siguientes finalidades: verificar la identidad de las personas autorizadas; habilitar o denegar el acceso a instalaciones institucionales restringidas o controladas; administrar usuarios, credenciales y permisos de acceso; registrar la fecha, hora y punto de ingreso o salida; garantizar la seguridad física de las personas, instalaciones, bienes e información institucional; mantener la trazabilidad de los accesos autorizados; atender, verificar e investigar incidentes relacionados con la seguridad física o el funcionamiento del sistema; remitir el Aviso de Privacidad; gestionar la elección de la modalidad de acceso; y efectuar las comunicaciones operativas relacionadas con el sistema.

3. Datos personales tratados

Datos identificativos y de contacto:

• nombres y apellidos;
• correo electrónico institucional, utilizado para remitir el Aviso de Privacidad, gestionar la elección de la modalidad de acceso y efectuar las comunicaciones operativas relacionadas con el sistema;
• cargo, función o relación con la Universidad;
• dependencia o área a la que pertenece.

Datos de autorización y control de acceso:

• instalaciones y áreas autorizadas;
• código o identificador de la tarjeta de proximidad;
• fecha, hora y punto de ingreso o salida;
• intentos de acceso autorizados o denegados;
• estado y vigencia de la autorización.

Datos biométricos, únicamente cuando el titular elija voluntariamente la modalidad de reconocimiento facial:

• fotografía o perfil biométrico necesario para la configuración del registro y la verificación automatizada de la identidad.

La imagen facial procesada será tratada y conservada exclusivamente en las plataformas y sistemas de control de acceso autorizados por la UPS, bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad, únicamente mientras se mantenga vigente la autorización de ingreso.

4. Origen de los datos

Los datos podrán ser obtenidos directamente del titular y, cuando corresponda, de los registros institucionales administrados por las áreas responsables de autorizar el acceso.

Los datos obtenidos de registros institucionales serán utilizados exclusivamente para verificar la identidad, relación con la UPS y permisos de acceso del titular.

5. Bases de legitimación

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en el interés legítimo de la UPS de gestionar la seguridad física, proteger a las personas, instalaciones, bienes e información institucional y mantener la trazabilidad de los accesos autorizados, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. El tratamiento de datos biométricos mediante reconocimiento facial se realizará únicamente cuando el titular haya otorgado su consentimiento explícito, libre, específico, informado e inequívoco.

6. Funcionamiento automatizado del sistema

El sistema compara la credencial seleccionada —perfil biométrico o tarjeta de proximidad— con los permisos previamente configurados por la UPS y, como resultado, habilita o deniega el acceso a la instalación correspondiente. Cuando se produzca una denegación incorrecta del acceso, el titular podrá solicitar la verificación e intervención del personal responsable de la Oficina de Videovigilancia.

7. Destinatarios y encargados del tratamiento

Los datos serán tratados por personal autorizado de la UPS. Los proveedores tecnológicos únicamente podrán acceder a ellos para la instalación, mantenimiento o soporte del sistema, previa formalización del correspondiente contrato de encargo y bajo instrucciones de la Universidad. En caso de existir acceso o tratamiento desde otro país, la UPS verificará previamente si corresponde a un encargo de tratamiento o a una transferencia internacional y adoptará las garantías exigidas por la normativa aplicable.

8. Conservación y eliminación

El perfil biométrico será conservado únicamente mientras el titular mantenga vigente su autorización de acceso y su consentimiento para utilizar la modalidad de reconocimiento facial.

Cuando el titular revoque su consentimiento, seleccione la tarjeta de proximidad, termine su relación con la UPS o deje de estar autorizado para acceder a las instalaciones, el perfil biométrico será desactivado inmediatamente y eliminado de manera segura en un plazo máximo de cinco días hábiles, salvo que exista una obligación legal que exija su conservación.

Los registros de ingreso y salida serán conservados durante 12 meses, contados desde su generación. Cumplido este plazo, serán eliminados o anonimizados de manera segura, salvo que deban conservarse temporalmente para investigar un incidente, atender el ejercicio de derechos, formular o defender reclamaciones o cumplir una obligación legal.

El correo electrónico institucional proporcionado para las comunicaciones operativas será conservado mientras el titular mantenga vigente su autorización de acceso o mientras resulte necesario para gestionar el proceso de elección y entrega de la tarjeta. Cumplida la finalidad, será eliminado, salvo que forme parte de otro registro institucional sustentado en una base de legitimación independiente.

9. Consecuencias de la entrega, negativa o inexactitud de los datos

La entrega de los datos identificativos y de autorización resulta necesaria para asignar y administrar el acceso a las instalaciones restringidas. Si estos datos no son proporcionados o no pueden verificarse, la UPS no podrá confirmar la autorización de acceso. La entrega de datos biométricos es voluntaria. La negativa a proporcionarlos no impedirá el acceso, pues el titular podrá utilizar la tarjeta de proximidad. La entrega de datos incorrectos, desactualizados o inexactos podría ocasionar errores en la asignación de permisos o denegaciones de acceso. El titular podrá solicitar su rectificación o actualización.

10. Derechos del titular

El titular podrá ejercer sus derechos de información, acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad cuando resulte aplicable, suspensión o limitación del tratamiento, y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas que produzca efectos jurídicos o afecte significativamente sus derechos.

La revocatoria del consentimiento para el reconocimiento facial podrá realizarse en cualquier momento, sin afectar la licitud del tratamiento efectuado anteriormente. Una vez recibida la revocatoria, la UPS realizará el cambio a la modalidad de tarjeta de proximidad de manera expedita.

Para ejercer estos derechos o presentar un reclamo ante la UPS, el titular podrá remitir su solicitud al correo: usodedatos@ups.edu.ec, a través del formulario institucional de ejercicio de derechos.

La Política Institucional de Protección de Datos Personales puede consultarse en: https://www.ups.edu.ec/en/politica-proteccion-datos-personales

11. Elección de la modalidad de acceso

La falta de respuesta, el silencio o la inacción no serán considerados consentimiento para el tratamiento de datos biométricos.

La UPS otorgará un plazo de cinco días hábiles contado desde el envío de la primera comunicación. Si no recibe respuesta, remitirá hasta dos recordatorios adicionales. Cada recordatorio otorgará un nuevo plazo de cinco días hábiles contado desde su respectivo envío.

Mientras no exista una elección expresa de la modalidad de reconocimiento facial y un consentimiento válido y documentado, la UPS no habilitará ni continuará utilizando los datos biométricos del titular.

Si, una vez vencido el plazo del segundo recordatorio, no se recibe una elección expresa, la UPS asignará la modalidad no biométrica mediante tarjeta de proximidad, como medida de protección de datos por defecto y para garantizar la continuidad del acceso. El titular será informado cuando la tarjeta se encuentre disponible para su retiro.